Qu’a-t-on appris des startups après avoir aménagé 100 bureaux d’entre elles ?

En bientôt 4 ans, Yemanja a aidé un grand nombre de startups à aménager leurs bureaux. Elles étaient alors en plein croissance, avec des bureaux devenus trop petits pour accueillir l’équipe. Ces startups sont toutes différentes, avec des effectifs allant d’une dizaine de salariés à plusieurs centaines. En les côtoyant de près et de manière intense pendant plusieurs mois, nous avons appris beaucoup sur le fonctionnement d’une startup, son quotidien, ses challenges et ses besoins !

1. Culture, culture, culture

Certains évoquent “la culture startup” mais chaque startup a une culture propre. Elle est sincèrement différente pour chacune et souvent très loin du cliché du baby-foot et des poufs pour s’affaler par terre. Aucun doute la dessus, le plus gros défi d’une startup qui grandit est de pouvoir continuer à faire vivre sa culture. La culture pour une startup, c’est comment les habitudes et valeurs créées par les premiers salariés évoluent et se transforment pour continuer à donner du sens à une équipe de plus en plus grande. La bière du jeudi soir, la fête du trimestre avec les +1, les all hands de la semaine, les rituels pour les nouveaux employés… tous ces éléments sont clés et l’aménagement des bureaux en est un relai important ! En effet, ces habitudes et valeurs ont souvent besoin d’espaces pensés pour les faciliter et les refléter.

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2. Le bureau individuel disparaît

Nous en avions déjà parlé sur le blog de Yemanja et nous confirmons : le bureau fermé (notamment pour les managers) a quasiment complètement disparu. Seul le CEO a encore parfois un espace à lui… et encore, il est demandé car les rendez-vous s’y enchainent, plus que par un réel besoin d’être isolé des équipes. Ces bureaux se transforment d’ailleurs souvent en une salle de réunion complémentaire pendant les absences du boss 🙂 Adieu les bureaux, l’heure est au vivre ensemble, que ce soit pour les bons moments, les galères ou la vie au quotidien !

3. Travailler à son poste c’est bien mais…

Les espaces pour des postes de travail prennent toujours une place importante dans les surfaces de bureaux louées par une startup. Mais les dimensions des espaces de travail rétrécissent, pour laisser plus de la place aux autres espaces où il fait bon décompresser certes (salles de sport, salles de sieste…) mais aussi où il fait bon travailler autrement ! Chaque espace du bureau se transforme pour des usages variés : les espaces déjeuners accueillent les travailleurs de l’après midi qui souhaitent se dégourdir les jambes en s’installant sur des tables hautes, les phone booth sont utilisés pour les besoins de temps au calme complet, les zones de travail en silence fleurissent et les hotdesks installés au quatre coin du bureau prennent vie pour un point informel. 

Alors que le flex gagne du terrain notamment chez les institutionnels, les équipes des startups, elles, adorent avoir un point de chute fixe qui leur permet ensuite de naviguer, ordinateur portable sous le bras, partout dans les bureaux au cours de la journée. Les startups privilégient le travail collaboratif ; elles invitent leurs collaborateurs à travailler ensemble, mais, dans le même temps, elles leur offrent des lieux pour le calme et la solitude…

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4. Participer à une aventure entrepreneuriale

Les fondateurs de la startup et les premiers salariés sont évidemment animés par une passion toute spéciale pour l’entreprise. Quand l’entreprise grandit, la relation de l’équipe au projet évolue fatalement. Pourtant, nous remarquons que dans toutes les startups, quel que soit le charisme des fondateurs ou l’ambition du projet, les équipes partagent un fort sentiment d’appartenance et une fierté sincère de faire partie de l’aventure. Les sentiments de l’équipe pour l’entreprise sont moins passionnels mais ils restent très fort. Chaque collaborateur vous parlera de sa startup comme de sa propre aventure entrepreneuriale ; on trouve ça beau ! 

5. On se retrouve à la cantine ?!

Quel est le point commun de tous nos aménagements de bureaux ? La cuisine bien sûr ! 100% de nos projets d’aménagement tournent autour de ce que nous appellerons “l’espace équipe”. On y installe : une cuisine dans laquelle le nombre de micro ondes est directement lié au nombre de postes de travail, un bar quand c’est possible, de grandes tables pour un maximum de convives, des canapés pour le chill, et, pour les plus chanceux, une estrade pour un complément d’assises lors des évènements. Le ratio espace équipe / surface totale est particulièrement élevé chez les startups, et c’est un investissement très rentable. L’espace équipe est utilisé pour la convivialité au quotidien et à toute heure de la journée, les réunions d’équipe, les fêtes de l’entreprise, les évènements avec des partenaires, les rendez-vous informels, le travail en dehors des open space…

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6. Le café est bon… et gratuit

Loin de nous l’idée de stigmatiser les boites qui font payer le café… Nous comprenons bien que pour des sites qui accueillent plusieurs centaines de salariés le budget café atteint des sommes étranges. Mais, sachez-le si vous l’ignorez encore, le café est gratuit dans les startups ! Toutes les startups n’ont pas adopté la stratégie “free food” avec fruits et snacks à volonté. Mais toutes ont abandonné l’idée de faire payer le café. Bonne ou mauvaise résolution ?

7. La stratégie des m2

Vous seriez surpris de savoir le nombre de nos clients qui ont pris à bail des bureaux déjà trop petits au moment de s’y installer… Les startups passent beaucoup de temps à chercher leur bureau. Peu d’entre elles renoncent à la localisation hyper centre. Toutes payent un loyer énorme. Et pourtant, souvent, les bureaux sont trop petits à peine après leur arrivée. Adapter la surface des bureaux à la croissance de l’entreprise revient à essayer de prédire l’avenir. C’est un pari compliqué… Nous n’avons pas de réponse sur la manière de procéder. Mais nous savons que quand une startup a un doute sur la taille du bureau, notre conseil est clair : prenez plus grand !

8. La bataille pour attirer les talents

Qui a les plus beaux bureaux de Paris ? Tous nos clients bien sûr 😉 Pourquoi est-ce important pour les startups d’avoir des bureaux plus “beaux” que ceux des autres ? D’abord parce que cela participe au développement de la culture de l’entreprise – voir notre premier point. Mais aussi parce que la bataille pour attirer et garder les jeunes talents fait rage. C’est une préoccupation partagée par tous nos clients startups : soigner sa marque employeur. Il est évident pour toutes les startups que la qualité de l’équipe fera le succès du projet. Un beau projet, un management de qualité… et une ambiance au top pour recruter les meilleurs, et les garder. 

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9. L’art de la prise de décision

La différence la plus évidente pour nous entre une startup et une entreprise conventionnelle est la rapidité des prises de décision. Que la décision soit collective ou assumée par un seul, la startup saura toujours la prendre très rapidement. Les agendas sont souples, les communications sont fluides et chacun dit ce qu’il pense ouvertement. C’est très efficace ! Les décisions ne sont pas forcément meilleures ; peut-être qu’elles ne sont pas toujours suffisamment pesées… Mais on avance ! Le temps est précieux pour les startups ; cette capacité à agir rapidement se retrouve dans tous leurs projets.

10. Pas de politique chez nous !

Il arrive que la direction marketing se chamaille avec la direction commerciale pour s’attribuer la paternité d’une idée par exemple. Mais c’est très rare. Dès que nous rencontrons des entreprises plus établies, la notion de “politique” dans l’entreprise prend forme… malheureusement ! Dans les startups, peut-être grâce à l’envie de vivre une aventure entrepreneuriale collective, il n’y a que très peu de place pour les comportements individuels. Le boss connaît tout le monde et écoute les avis. L’équipe connaît le boss et lui dit ce qu’elle pense. Sur le papier c’est super, et dans la vraie vie ça marche vraiment 🙂 

 

La “culture startup” est souvent commentée ; les 10 “choses apprises” que nous livrons ici sont directement constatées chez nos clients. Elles nous semblent inspirantes pour l’analyse du fonctionnement des organisations en général. Chaque entreprise a sa personnalité singulière… Cela n’aurait pas de sens de vouloir “copier” les startups, mais il est utile d’en maîtriser les “codes si vous voulez vous adresser à une génération de jeunes entrepreneurs.