Clean desk policy : faut-il être maniaque du rangement au bureau ?
À la question « as-tu besoin d’un caisson sous ton bureau ? », presque tout le monde répond oui ! Pourtant une petite enquête sur le contenu desdits caissons nous apprend vite qu’on y stocke des vieux papiers qu’on pourrait jeter, des gâteaux pas très frais, et une brosse à dents oubliée. Qu’est-ce qu’une « politique de rangement du bureau » ? A quoi ça sert ?
Il y a les adeptes de la table rase, ceux qui aiment poser leur tasse de café le matin sur un bureau impeccablement rangé, voire vide – sans un papier qui traîne, et qui savourent le plaisir d’ouvrir une nouvelle journée de travail dans un environnement vierge. Mais il y a aussi les fanatiques des notes sur des bouts de papier, ceux qui ont entouré leur écran d’une constellation de petits post it de toutes les couleurs. Ceux-là plongent avec bonheur dans un éparpillement de dossiers, lectures et notes ; ils sont portés par le fourmillement sur leur bureau. Voyons s’ils peuvent cohabiter dans des bureaux où il fait bon vivre…
Flex office et rituel du soir : la clean desk policy
Pour les équipes qui ont adopté le nomadisme, la clean desk policy est une évidence. Si chacun peut s’asseoir le matin à n’importe quel poste de travail, alors chaque bureau doit être vidé complètement chaque soir. Les équipes prennent l’habitude avant de partir de ne rien laisser sur les tables, ni tasse à café, ni dossier, ni ordinateur portable. Dans ce cas, les casiers ont remplacé les caissons sous les bureaux et, comme à l’école, on range ses affaires dans son casier avant de partir !
Les casiers seront plus ou moins bien rangés selon les membres de l’équipe. Chacun recrée son univers bien organisé ou bien fouillis dans son casier. Les petites décos personnelles et porte-bonheur du quotidien rejoignent aussi le casier le soir…
Un pas vers la dématérialisation ; soyez écolo !
Dans presque tous les projets d’aménagement que nous réalisons, nous avons un entretien avec les équipes administratives qui ont besoin de 1, 2 ou 10 armoires pour les classeurs de la compta et les dossiers du personnel. Nous mesurons pleinement la nécessité pour certains métiers de travailler avec du papier. Pourtant, promis, il existe des entreprises, même des entreprises qui pèsent plusieurs dizaines de millions d’euros, qui n’ont (presque) aucune armoire de rangement !
En 2018, à l’heure des systèmes d’information RH, des applications qui vous permettent de scanner avec votre téléphone, des logiciels qui vous permettent d’annoter n’importe quel document, et de tous les outils accessibles pour numériser, transmettre, sécuriser, stocker, partager les documents, la question de la dématérialisation peut vraiment être traitée. Posez-vous chacun la question de l’usage que vous faîtes des documents que vous conservez. Quand lisez-vous les vieux magazines ou plaquettes commerciales ? Combien de fois par an cherchez-vous un document dans vos archives ? Vous êtes sûrs qu’on ne peut pas scanner puis jeter une partie de vos documents ? la moitié ? le quart ? 90% ?!
Voilà, c’est dit, on rêve de ne plus jamais acheter pour vous des armoires rideaux un peu moches mais qui ferment à clé ! Pas d’inquiétude équipes marketing, nous avons bien compris qu’il faut toujours conserver « le placard du marketing » pour les goodies, les kakémonos et autre matériel non dématérialisable 😉
Une fois par an (au moins) saisissez l’occasion
Si appliquer une clean desk policy, tous les soirs pour chaque bureau vous semble impossible, tentez d’instaurer un rituel du vendredi soir : juste avant le pot d’équipe, on range le bureau ! Si ranger tous ensemble le bureau une fois par semaine ne vous semble pas très réaliste non plus, essayez de lancer un grand rangement annuel… Saisissez n’importe quel prétexte pour inviter toute l’équipe à débarrasser le bureau des papiers inutiles, des cartons vides, des équipements inutiles et de tout ce qui encombre l’espace ! Déménagement, ré-aménagement, ménage de printemps, journée mondiale du rangement de bureau – oui ça existe ! c’était le 21 mars en 2018… toutes ces occasions sont bonnes à saisir.
Finalement, c’est un peu un team building de ranger tous ensemble le bureau en fin de journée avec des pizzas et du coca pour tout le monde 🙂
Pour vivre heureux, vivons rangés ?!
Pour le bien-être au travail de tous les talents de votre entreprise, un joli bureau c’est bien, un joli bureau rangé c’est mieux ! Un espace trop fouillis est-il moins propice à la création, l’échange, la sérénité ? Nous le croyons.
Nous croisons régulièrement des bureaux qui ressemblent à un grand capharnaüm joyeux. Et dans ces bureaux, les équipes nous demandent toujours en priorité des solutions de rangement. Elles en ont besoin pour mettre en avant leur professionnalisme et pour accueillir les nouvelles recrues comme il se doit. Un bureau dans lequel il fait bon travailler, ne peut être un bureau dans lequel l’ambiance donne le sentiment d’une organisation hasardeuse.
Que votre équipe soit du genre très rigoureuse avec les tasses rangées bien propres dans la cuisine, ou que votre équipe entasse des souvenirs en tous genres dans tous les coins du bureau, rangez ! Trouvez votre style de rangement, et rangez avec bonheur.
