Flex-office : l’inévitable généralisation de la pratique
08/09/2023
Aujourd’hui devenu incontournable, le télétravail a véritablement bouleversé nos façons de travailler. Ce grand changement amène les entreprises à repenser les bureaux : de nombreux espaces laissés vacants par les collaborateurs restés travailler chez eux, peuvent désormais être ré-imaginés pour répondre à de nouveaux usages. L’apparition du flex-office constitue donc une suite logique pour toutes les entreprises qui s’intéressent aux nouvelles façons de travailler.
FLEX-OFFICE : DE QUOI PARLE-T-ON VRAIMENT ?
Le flex-office est par définition un espace de travail où les postes ne sont pas attribués nominativement aux salariés. Ces derniers sont donc libres de travailler où ils le veulent dans les bureaux, dans tous les espaces mis à leur disposition.
Cette pratique, apparue dans les années 1990, est réellement propulsée sur le devant de la scène depuis 3 ans. Alors qu’elle prend de l’ampleur et se généralise, elle fait encore bondir certains sceptiques qui la perçoivent comme une perte d’espace individuel, ou encore comme une économie faite par l’entreprise, au détriment des salariés. D’autres, plus optimistes, y voient au contraire une nouvelle façon de travailler qui engendre du dynamisme, multiple les moments de collaboration et la création de liens au sein de l’équipe.
Cette nouvelle pratique remet définitivement en cause les codes de l’aménagement traditionnel. Ce qui n’est pas forcément une mauvaise chose…
UNE OPPORTUNITÉ POUR LES EMPLOYEURS DE S’AMÉLIORER
La généralisation du télétravail a changé le bureau de place : jusqu’à récemment, et pour beaucoup, il était le seul endroit où nous avions la possibilité de travailler. Depuis, descendu de son piédestal, le bureau est devenu un espace de travail comme un autre.
Lorsque les salariés passent une partie de leur temps chez eux en télétravail, ils se rendent au bureau pour des raisons spécifiques : le souhait de voir leurs collègues, d’échanger et de travailler plus en collaboration, de retrouver un esprit de cohésion mais aussi de profiter des différents usages que le bureau permet. Bref, en venant au bureau, les collaborateurs viennent chercher une énergie particulière que le télétravail ne peut pas leur offrir.
L’environnement de travail devient alors un enjeu stratégique pour les dirigeants qui doivent répondre au mieux aux attentes des salariés. Très concrètement, en termes d’aménagements, cela signifie que tous les espaces personnels perdus à l’adoption du flex-office doivent être réinvestis pour en créer d’autres, propices à la collaboration, aux retrouvailles et à la convivialité.
L’apparition du flex-office pousse alors les employeurs à la créativité : c’est une chance pour eux de se perfectionner, de faire “mieux que les autres” en apportant le meilleur cadre de travail possible à leurs équipes. Le bureau devient grâce à cela, un atout compétitif, un véritable outil RH.
Les aspects positifs que revêt le flex-office ne doivent cependant pas occulter les accrocs inhérents à la mise en place de tous changements au travail. Afin de garder les employés mobilisés, il est préférable d’accompagner vos équipes tout au long du processus.
LA NÉCESSITÉ D’UN ACCOMPAGNEMENT POUR LA MISE EN PLACE DE CETTE PRATIQUE
Comme toute nouvelle pratique au travail, plus sa mise en place est encadrée, plus son arrivée (et son acceptation par les collaborateurs !) se fera en douceur. Instaurer des règles, se doter d’outils, devient alors indispensable pour éviter certaines déconvenues.
Par exemple, l’implantation de la Clean Desk Policy devient quasiment sinéquanone à un flex-office réussi. Selon cette politique, chacun est responsable de nettoyer, de débarrasser totalement la table sur laquelle il a travaillé après sa journée. (Pour en savoir plus sur le sujet, nous avons dédié un article à cette politique de rangement de bureaux).
Mais surtout, pour que l’implantation du flex-office se passe bien, chacun doit être assuré d’avoir un poste de travail lorsqu’il se rend au bureau. Des logiciels de gestion du flex-office permettent désormais aux entreprises de proposer à ses collaborateurs leur planning hybride – et donc de réserver leur poste de travail. Chacun peut au préalable déclarer sur la plateforme la place qu’il aura au sein de l’espace. Un digital workplace qui revêt un aspect social en aidant les entreprises à créer du lien avec et entre les employés. Un logiciel de flex-office tel que Deskare est d’autant plus facile à mettre en place qu’il s’intègre directement sur l’interface de certains outils largement utilisés tels que Teams.
