La transition vers le flex-office : plan de zonage et mobilier adapté
Travail hybride, nouveaux modes de collaboration ou encore optimisation des surfaces : les raisons qui motivent la transition vers le flex-office sont nombreuses.
Pourtant, un projet de flex-office ne se résume pas à supprimer des postes fixes ou à installer des casiers. Bien pensé, il permet de créer des espaces plus flexibles, plus confortables et adaptés aux nouveaux modes de travail, où chaque usage trouve sa place.
Dès lors, comment réussir sa transition vers le flex-office ? Quels espaces prévoir et comment choisir le mobilier adapté ?
Le flex-office ne consiste pas à supprimer des bureaux
Avant toute chose, un projet de flex-office invite à se poser une question simple : pourquoi les collaborateur·rice·s viennent-ils au bureau aujourd’hui ?
Les usages ont largement évolué ces dernières années. Le bureau n’est plus seulement un lieu où chacun dispose d’un poste attitré : les équipes viennent aussi pour collaborer, participer à des ateliers, échanger, recevoir des client·e·s ou encore trouver un espace dans lequel se concentrer.
Toutes ces activités ne nécessitent pas le même environnement de travail.
L’objectif du flex-office n’est pas nécessairement de réduire le nombre de bureaux, mais de proposer des environnements variés et complémentaires qui répondent aux besoins réels du quotidien.
Le plan de zonage : la clé d’un flex-office réussi
Avant de choisir le mobilier ou de définir le nombre de postes de travail, il s’git de comprendre les habitudes de travail des équipes.
Combien de jours par semaine les collaborateur·rice·s viennent-ils au bureau ? Ont-ils besoin de travailler régulièrement en binôme ? Utilisent-ils fréquemment les visioconférences ? Quelles missions nécessitent davantage de calme ou de confidentialité ?
Ces questions permettent de construire un plan de zonage cohérent.
Concrètement, il s’agit de répartir les différents espaces en fonction des usages identifiés.
- Des postes de travail partagés. Comme sur notre projet Nomadic Labs, avec des postes flexibles au sein de l’open space.
- Des espaces collaboratifs. On les retrouve notamment chez Digiforma, dédiés aux échanges entre équipes.
- Des salles de réunion de différentes tailles. À l’image du projet EGYM Wellpass, qui compte une dizaine de salles adaptées à différents formats de réunions.
- Des espaces de concentration. Chez Centaure Avocats, des petits salons séparés par des rideaux permettent de s’isoler pour les tâches nécessitant davantage de calme.
- Des phone booths. Nous en avons notamment fabriqué sur mesure pour le projet Swile, au sein de nos ateliers.
- Des espaces informels. Comme l’espace équipe de C12 qui favorise les échanges spontanés entre les collaborateur·rice·s.
- Des espaces de convivialité. Comme ceux du projet STX pensés pour créer des moments de partage au bureau.
- Des casiers et espaces de rangement personnels. Chez Icade, ils facilitent l’organisation des équipes dans un environnement de travail flexible.
En revanche, créer différents espaces ne suffit pas : encore faut-il les dimensionner correctement.
Des salles de réunion insuffisantes peuvent rapidement déplacer les échanges vers l’open-space. À l’inverse, un manque de phone booths peut conduire les collaborateur·rice·s à monopoliser des salles de réunion pour un simple appel.
Lorsque certains espaces ne sont pas dimensionnés correctement, les usages se reportent vers des zones qui n’ont pas été pensées pour cela. Un bon flex-office repose donc davantage sur l’équilibre entre les espaces que sur le nombre de postes disponibles.
Le mobilier : un levier essentiel de la transition
Puisque chaque espace possède ses propres besoins, le mobilier joue un rôle essentiel dans la réussite d’un projet de flex-office.
Par exemple, les postes de travail nécessitent un mobilier ergonomique et facilement adaptable.
Les espaces collaboratifs, quant à eux, peuvent intégrer de grands benchs, du mobilier modulable ou encore des tableaux mobiles qui favorisent les échanges.
Les zones de concentration s’appuient souvent sur du mobilier acoustique, comme des alcôves, des fauteuils enveloppants ou des espaces semi-fermés qui limitent les distractions visuelles et sonores.
Finalement, on peut trouver des assises plus informelles, des banquettes ou des tables hautes qui encouragent les échanges spontanés entre les équipes au sein des espaces informels.
L’objectif n’est pas de multiplier les typologies de mobilier, mais de choisir celles qui répondent réellement aux besoins des équipes. Un mobilier bien pensé permet de travailler efficacement et confortablement, tout en passant facilement d’un espace à un autre au cours de la journée, sans compromettre la qualité de leur environnement de travail.
L’accompagnement des équipes : un enjeu souvent sous-estimé
La transition vers le flex-office ne se limite pas à un projet d’aménagement. Elle fait aussi évoluer les habitudes de travail des équipes.
Pour certain·e·s collaborateur·rice·s, ne plus avoir de bureau attitré peut demander un temps d’adaptation. Il est donc essentiel de les associer au projet dès le départ.
Des ateliers utilisateurs, des questionnaires et même des phases de test permettent de mieux comprendre les besoins des collaborateur·rice·s et de les impliquer davantage dans les réflexions.
Cette phase d’écoute est indispensable pour concevoir des bureaux réellement adaptés aux usages des équipes. Elle facilite également l’appropriation des nouveaux bureaux une fois le projet livré.
Un flex-office réussi repose autant sur la qualité des espaces proposés que sur l’accompagnement des équipes tout au long de cette transition.
La boîte à outils d’un flex-office réussi
- Analyser les usages réels des équipes avant toute réflexion sur les espaces.
- Concevoir un plan de zonage adapté aux différents modes de travail.
- Dimensionner correctement chaque espace en fonction des besoins.
- Prévoir des espaces dédiés à la concentration, à la collaboration et aux échanges informels.
- Choisir un mobilier adapté aux usages et facilement modulable.
- Faciliter les déplacements et les changements d’espaces au cours de la journée.
- Impliquer les collaborateur·rice·s tout au long du projet.
- Prévoir des espaces capables d’évoluer avec les besoins de l’entreprise.
