Les clés pour réussir son aménagement de bureaux
Un aménagement de bureaux ne se résume pas à choisir du mobilier, définir une palette de couleurs ou organiser des postes de travail. C’est un projet qui transforme le quotidien des équipes et qui doit pouvoir accompagner l’entreprise dans la durée.
Pour réussir son aménagement de bureaux, certaines réflexions doivent être menées bien avant l’installation dans les nouveaux locaux. Comprendre les besoins des équipes, anticiper les évolutions de l’entreprise et accompagner les collaborateur·rice·s dans le changement permettent de construire un projet cohérent, durable et adapté au quotidien au sein des bureaux.
Nous dévoilons donc nos principales clés pour un aménagement de bureaux réussi.
Impliquer les collaborateur·rice·s dès les premières réflexions
Un projet d’aménagement commence bien avant de trouver les futurs bureaux. Dès les premières réflexions, les équipes peuvent apporter des informations précieuses sur leur manière de travailler au quotidien.
Combien de personnes sont présentes au bureau chaque jour ? Combien de temps les équipes passent-elles en réunion ? Ont-elles besoin d’espaces calmes pour se concentrer ? Travaillent-elles régulièrement en équipe ? Quels sont les irritants rencontrés dans les bureaux actuels ?
Ces questions permettent de mieux comprendre les usages réels et d’éviter de concevoir des espaces uniquement à partir d’hypothèses.
Recueillir les besoins avant de dessiner les espaces
Associer les collaborateur·rice·s en amont permet notamment de mieux dimensionner les futurs espaces. Le nombre de postes de travail, de salles de réunion ou d’espaces collaboratifs peut ainsi être défini à partir des besoins réels de l’entreprise.
Cette démarche permet aussi d’identifier les situations qui fonctionnent moins bien dans les bureaux actuels. Une salle de réunion constamment réservée, un manque d’espaces pour passer des appels ou, au contraire, des espaces peu utilisés peuvent orienter les choix du futur aménagement.
Plusieurs outils peuvent être mobilisés pour recueillir ces informations :
- questionnaires envoyés à l’ensemble des équipes ;
- entretiens individuels ;
- ateliers participatifs ;
- groupes d’ambassadeur·rice·s qui représentent les différents métiers de l’entreprise.
Créer une dynamique collective autour du projet
Impliquer les équipes ne sert pas uniquement à collecter des informations. Cette démarche contribue aussi à créer une dynamique autour du projet.
Les collaborateur·rice·s comprennent mieux les raisons qui motivent les choix d’aménagement et peuvent exprimer leurs attentes avant que les décisions ne soient prises. Le projet devient ainsi plus concret et plus facile à appréhender.
Cette implication favorise également l’adhésion aux futurs espaces. Lorsque les équipes ont pu participer aux réflexions, elles disposent davantage de repères pour comprendre le nouvel environnement de travail et se l’approprier par la suite.
L’objectif est de donner une place aux entreprises dans la réflexion afin que l’aménagement réponde réellement à leur quotidien.
Anticiper les évolutions potentielles de l’entreprise dans l’aménagement des espaces
Un bureau est rarement figé. Les effectifs peuvent évoluer, les organisations se transformer et les façons de travailler changer au fil du temps.
Pour réussir son aménagement de bureaux, il ne doit pas être pensé uniquement pour répondre aux besoins du moment. Il risquerait de devenir rapidement moins adapté. À l’inverse, anticiper certaines évolutions permet de concevoir des espaces capables d’évoluer avec l’entreprise.
Concevoir des espaces capables d’évoluer
La flexibilité peut passer par le mobilier, les cloisons ou encore l’organisation des espaces.
Une grande salle de réunion peut, par exemple, être conçue pour évoluer en deux espaces plus petits. C’est ce que Yemanja a imaginé chez Challancin en installant une cloison coulissante dans une grande salle de réunion pour pouvoir la scinder en deux. Si les équipes ont davantage besoin de se réunir en petits comités à l’avenir, la configuration de la salle peut ainsi facilement s’adapter à ces nouveaux besoins.
La configuration du mobilier peut elle aussi évoluer. Des tables modulables et des assises mobiles permettent aussi de modifier simplement l’organisation d’un espace. Chez Digiforma, des tables sur roulettes ont été installées dans certaines salles de réunion. Elles peuvent être facilement déplacées et réorganisées selon les besoins. Leur hauteur permet aussi aux équipes de travailler assis ou debout, ce qui offre davantage de flexibilité.
Ainsi, il s’agit d’identifier les espaces qui pourraient évoluer et de leur donner suffisamment de souplesse pour le faire.
Anticiper les évolutions de l’entreprise
Les effectifs, les organisations et les modes de travail peuvent évoluer au fil du temps. Une entreprise qui prévoit de recruter doit pouvoir accueillir de nouvelles personnes sans repenser entièrement ses bureaux. À l’inverse, une diminution des effectifs peut conduire à faire évoluer certains espaces. Le développement du télétravail ou du flex-office peut également modifier le nombre de personnes présentes simultanément dans les bureaux.
Un aménagement réussi n’est donc pas seulement celui qui répond aux besoins d’aujourd’hui. C’est aussi celui qui laisse suffisamment de possibilités pour accompagner l’entreprise demain.
Cette manière de penser le bureau s’inscrit également dans une démarche environnementale et économique. Nous l’intégrons donc nos projets. Par exemple, chez EGYM Wellpass, la diversité des tailles des salles de réunion permet aux équipes de choisir un espace adapté à leurs besoins, sans surdimensionner systématiquement les salles. Cette réflexion permet de limiter les transformations successives, les achats de mobilier et les ressources nécessaires à de nouveaux travaux.
Accompagner le changement tout au long du projet
Même lorsque les nouveaux bureaux répondent parfaitement aux besoins des équipes, leur mise en place implique souvent de nouvelles habitudes.
Changer de poste de travail, partager certains espaces, adopter le flex-office ou simplement modifier la manière de réserver une salle de réunion peut bouleverser les repères du quotidien.
L’accompagnement ne doit donc pas commencer au moment où les équipes découvrent les nouveaux bureaux. Il doit s’inscrire tout au long du projet.
Mettre en place une conduite du changement
Une fois les choix d’aménagement définis, les équipes doivent comprendre ce qui va changer dans leur quotidien. La conduite du changement permet de préparer cette transition et de faciliter l’appropriation des nouveaux espaces.
Il est important de communiquer régulièrement sur les différentes étapes du projet. Les équipes peuvent ainsi découvrir progressivement les plans, les futurs espaces et les nouvelles règles de fonctionnement.
Cette démarche permet aussi d’expliquer concrètement les changements à venir. Pourquoi réduire le nombre de postes attitrés ? Comment choisir son espace de travail ? Quelles salles réserver et lesquelles laisser accessibles librement ? Comment utiliser les différents espaces selon son activité ?
Ces explications donnent aux équipes les repères nécessaires pour se projeter dans leur nouvel environnement de travail. Elles permettent également d’anticiper certaines difficultés avant même l’installation dans les nouveaux bureaux.
Cette démarche peut prendre différentes formes : ateliers de présentation, guides pratiques, phases de test, visites des futurs espaces ou encore supports expliquant les nouveaux usages.
L’objectif est de faire en sorte que les équipes ne découvrent pas les nouvelles règles le jour de leur installation. Elles doivent disposer des clés nécessaires pour comprendre et utiliser les espaces dès leur arrivée.
Préparer les nouvelles façons de travailler
L’accompagnement est particulièrement important lors d’un passage en flex-office.
Un nouvel environnement implique de nouveaux réflexes. Il s’agit de choisir son espace en fonction de son activité :
- réserver une salle lorsque cela est nécessaire ;
- utiliser les espaces collaboratifs pour les échanges en équipe ;
- privilégier les phone booths pour certains appels.
Sans explication, ces nouvelles règles peuvent être mal comprises et générer des frustrations. À terme, cela peut même limiter les bénéfices attendus du nouvel aménagement. Une salle de réunion occupée pendant longtemps par une seule personne peut manquer à une équipe qui cherche un espace pour se réunir. Les échanges peuvent alors se déplacer dans l’open-space et créer davantage de bruit. Le nouvel aménagement risque ainsi de produire l’effet inverse de celui recherché.
L’aménagement peut aussi aider les équipes à comprendre les différents usages. La signalétique, le mobilier ou encore la disposition des espaces peuvent donner des repères simples et indiquer comment utiliser chaque zone. Un espace fermé peut ainsi signaler un besoin de calme, tandis qu’une grande table ouverte peut naturellement inviter à travailler à plusieurs.
Des ateliers avec les équipes, des phases de test ou des supports expliquant les différents espaces peuvent faciliter cette transition et aider chacun·e à prendre en main son nouvel environnement de travail.
Les clés pour réussir son aménagement de bureaux
- Impliquer les collaborateur·rice·s dès les premières réflexions. Recueillir les besoins et les usages réels permet de concevoir des espaces plus justes et de faciliter l’adhésion au projet.
- Anticiper les évolutions potentielles de l’entreprise. Des espaces modulables et flexibles peuvent accompagner les évolutions des effectifs, des métiers et des modes de travail dans le temps.
- Accompagner le changement tout au long du projet. Informer les équipes, expliquer les choix et préparer les nouvelles habitudes facilite l’appropriation des futurs espaces.
