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Aménagements de bureau

Tout savoir sur le flex office

Yemanja

 Est-ce que “flex office” a la même définition que “dek sharing”, le “bureau partagé” ou “l’open desk” ? Est-ce que cela fait économiser de la surface pour les locaux de l’entreprise ? Comment savoir si c’est une bonne ou une mauvaise idée pour l’entreprise et ses collaborateurs ? Quelles sont les bonnes pratiques pour le mettre en œuvre ? Chez Yemanja, nous avons rencontré toutes ces questions dans de nombreuses entreprises depuis plusieurs années. Nous partageons tout ce que nous avons appris et nos outils sur ce sujet !

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Comment le sujet du flex office s'est imposé aux entreprises ?

Commençons par une définition. “Flex office” désigne une organisation dans laquelle les collaborateurs n’ont pas de poste de travail attitré. Autrement dit, les salariés ne travaillent pas toujours au même bureau dans les locaux de l’entreprise et un bureau est utilisé par différents salariés. La notion de “bureau partagé”, traduite en anglais par “desk sharing”, désigne donc exactement cette même organisation.

Ce que ne dit pas cette définition, c’est que la notion de flex office s’accompagne de très nombreuses notions corollaires. Cette organisation va de pair avec des réflexions sur le taux de télétravail, l’organisation du télétravail, le taux de foisonnement, l’utilisation du travail hybride, le mode de réunion, l’aménagement de la surface, le plan d’implantation “activity based working”, une “clean desk policy” et autres règles et usages du bureau, une identification de territoires… Il n’est donc pas possible de s’arrêter à une simple définition !

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Contrairement à ce qu’on pourrait penser, le flex office n’est pas du tout une mode, ni une notion récente, apparue au tout début des années 2020. Dans les années 90, les majors du consulting ont enlevé les postes attitrés des salariés au profit de places partagées. En effet, leur effectif étant majoritairement et la plupart du temps chez leurs clients, les bureaux du cabinet étaient largement sous-occupés. Une logique économique de réduction de la surface des locaux pris à bail s’est alors développée. Depuis, et avant la crise sanitaire, plusieurs grands groupes ont fait l’expérience du flex office, en France et ailleurs. Ces expériences n’ont pas toutes été bien vécues par les employés, et il nous arrive encore aujourd’hui de rencontrer des personnes découragées par ces expériences. 

Quoi qu’il en soit, c’est bien le confinement et la généralisation du télétravail qui ont imposé le sujet du flex office dans toutes les entreprises. En France, toutes les entreprises où un accord télétravail a été mis en œuvre, se sont posé la question de l’aménagement du siège social.

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Quelles sont les bonnes (et les mauvaises) raisons d'opter pour le flex office ?

Un des déclencheurs de la réflexion sur le flex office est de constater que les bureaux sont vides… ou sans vie. Avec la généralisation du télétravail, de nombreuses entreprises constatent des taux d’occupation très faibles. Le problème d’un faible taux d’occupation n’est pas celui de la productivité du collaborateur. Le problème est que l’ambiance peut sembler, au mieux, ternie, au pire, disparue des lieux ! Quoi de plus déprimant que de se retrouver à deux dans un espace de 12 places ? Avec le flex office, le faible taux d’occupation devient une opportunité : opportunité de se retrouver avec les collègues présents, opportunité de découvrir les autres positions de travail, opportunité d’explorer les lieux et de choisir sa place préférée du bureau ! 

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Une autre bonne raison de tenter le flex office, c’est de faire le pari que cela peut engendrer de la créativité, pourquoi pas de la sérendipité, et favoriser la collaboration. Changer de place, c’est un peu changer de point de vue, c’est bousculer légèrement ses habitudes. Peut-être que changer de place peut encourager l’émergence de nouvelles idées. Changer de place, c’est aussi changer de voisin. Le flex office peut amener les collaborateurs à se croiser toujours un peu plus, et faciliter la connaissance des autres métiers et rôles de l’entreprise. Peut être que changer de place est un catalyseur de collaborations. 

Si le seul moteur de la réflexion sur le flex office est la réduction de la surface des locaux, vous risquez une dynamique négative. Tout d’abord, pour un que cela soit réalisé de façon optimal, la surface ne doit pas être (trop) réduite ! En mutualisant les places de travail, vous allez réduire le nombre de postes. Vous pouvez donc réduire les surfaces allouées aux open spaces.

Il ne faudra pas négliger la création d’espaces pour d’autres usages. Des espaces pour le rangement des affaires personnelles, des salles pour le travail hybride, des salles pour les conversations confidentielles… Il faudra également prévoir l’organisation du jour où tous les employés viennent sur site. Enfin, nous suggérons (fortement) de profiter de la réduction des surfaces d’open space pour agrandir les surfaces allouées à la convivialité. Quand on peut télétravailler, venir au bureau prend du sens si on y trouve quelques avantages comme du confort et qu’on y passe de bons moments.

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Petit guide à l'usage de ceux qui envisagent de se lancer dans le flex office

La première question qui va se poser pour la mise en place du flex-office est celle du “taux de foisonnement”, c’est-à-dire le nombre de postes par collaborateur – on parle aussi de “taux de flex”. 0,7 signifie qu’il y a 7 postes de travail pour 10 employés. C’est une moyenne qui semble fonctionner dans de nombreuses entreprises. Au-delà de 0,7, on considérera que votre flex office est confortable. En dessous de 0,5, vous serez au contraire dans une application drastique de ce concept avec moins d’une position pour 2 personnes. Le bon taux de foisonnement n’est pas le même pour tous les groupes. Cela dépend du taux d’occupation avant passage au flex office et cela sera fonction de la capacité de l’équipe à travailler ailleurs qu’à un poste de travail. Plus les différents collaborateurs sont à l’aise avec le nomadisme, plus vous pouvez réduire le nombre de positions de travail. Autrement dit, est-ce que vos collègues sont à l’aise avec l’idée de travailler dans un canapé avec l’ordinateur sur les genoux, sur une table de réunion ou table projet comme dans un espace de coworking ?

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Selon l’effectif de l’entreprise et en fonction des besoins des métiers de l’entreprise, le flex office pourra être organisé par territoire. Il est possible de pratiquer le flex office au sein d’un service et/ou d’un espace de la surface. Le flex office ne signifie pas nécessairement que le comptable va travailler n’importe où, y compris à côté de la R&D. Par exemple, il est possible de pratiquer le flex office sur un étage pour le marketing. Ceci étant dit, le flex office n’est intéressant qu’à partir d’une certaine taille. Il faut donc des territoires et équipes suffisamment grands pour que la gestion d’un flex office par territoire soit pertinente.

Assez rapidement, se posera la question de la hiérarchie, du management et des bureaux fermés. Si tout l’effectif est déjà en espaces ouverts, la question sera seulement de savoir si la direction de l’entreprise bénéficiera d’un territoire réservé ou si le top management se mélange aux autres équipes. Si l’entreprise offre des bureaux fermés pour certaines fonctions de l’entreprise, la réflexion sur le flex office ne pourra éviter la question de ces bureaux fermés. Il est possible de pratiquer le flex office pour une partie de l’effectif seulement. Par exemple, les commerciaux qui sont souvent en clientèle ou en réunion sont une population qui sera plus naturellement en flex office. En revanche, des fonctions qui utilisent encore beaucoup de documents papier – comme certains services de comptabilité – seront plus difficilement adaptables au flex office. Quoiqu’il en soit, la mise en œuvre du flex office rencontrera sans doute des résistances. Ces résistances seront plus facilement levées si toutes les équipes sont concernées et si le management pratique avec exemplarité cette organisation. 

 

Plus concrètement, le flex office nécessite a minima des cabines acoustiques, des casiers, des postes équipés et une “clean desk policy”. Les cabines acoustiques ou phone box – ou petites salles pour les conversations téléphoniques et en visio-conférence, sont des équipements nécessaires pour que le travail en espace ouvert soit confortable. Téléphoner ou participer à une visio conférence ne peut avoir lieu dans open space sans déranger les collègues installés dans le même espace. Les zones de repli isolées phoniquement et à proximité des espaces de travail sont indispensables. 

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Les casiers sont un autre équipement indispensable pour le flex office. Ils remplacent les caissons sous les bureaux. Nous ajoutons que l’environnement de travail est plus esthétique et aéré sans les caissons ! L’utilisation des casiers permet de ranger des effets personnels et des dossiers ou outils de travail. Chaque salarié y laissera le soir tout ce qu’on souhaite laisser au bureau après sa journée de travail. Ce sont des outils de flexibilité et de productivité. Les solutions de casiers sont multiples : à clés, à codes, connectés… Et ils peuvent être individuels ou partagés avec des casiers attribués à la journée. Nous recommandons de les installer à proximité des open spaces.

La question du confort de la position de travail doit être traitée avec soin pour un flex office efficace. Comme dans les espaces de coworking, si les fauteuils n’ont pas tous le même niveau d’ergonomie ou si la connectique n’est pas la même sur tous les postes – double écran, clavier… les collaborateurs ne pourront pas sereinement changer de place. Le flex office suppose évidemment que chaque salarié a un ordinateur portable. Il suppose également que les postes de travail sont tous préparés pour des branchements facilités. S’il faut transporter son chargeur d’ordinateur ou un adaptateur pour se brancher à l’écran, la flexibilité est empêchée et le flex office sera pénible pour les travailleurs. Un des avantages d’un environnement de travail plus flexible peut être son ergonomie. 

Enfin, la politique de rangement – clean desk policy – doit être explicitée, communiquée et appliquée avec une rigueur stricte. Pour que le flex office fonctionne, chaque poste de travail, sans exception, doit être totalement débarrassé d’effet personnel, dossier ou autre matériel en fin de journée. Si un employé laisse une tasse ou un cahier sur un bureau, personne ne s’y installera le lendemain. C’est une politique qui nécessite un engagement fort au démarrage. Plus tard, les bonnes habitudes sont prises et cela n’est plus un sujet.

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EST-CE QUE VOTRE ENTREPRISE EST PRÊTE POUR LE FLEX OFFICE ?

Sans se laisser influencer par une tendance, nous proposons quatre critères à regarder pour évaluer la pertinence du flex office pour votre organisation. Le premier critère est celui de l’occupation actuelle des bureaux. Il est nécessaire de commencer par calculer le taux d’occupation actuel des lieux. Le deuxième critère concerne les modes de travail en place dans l’entreprise. Si les utilisateurs ne travaillent pas déjà en majorité dans des open spaces avec un modèle relativement flexible, il paraît difficile de procéder en même temps à une ouverture des espaces et à un passage en flex office. Le troisième critère peut être les outils de travail utilisés, le niveau d’équipement et de dématérialisation. Plus les documents et process sont dématérialisés, plus le flex office pourra être mis en place facilement. Le quatrième point à étudier pour évaluer le projet de flex office est celui des usages des travailleurs – quantité et typologie des réunions, organisation du travail hybride, temps passé au téléphone, collaboration inter services, recours à des espaces de coworking… Les usages sont propres à chaque entreprise et à chaque équipe et certains usages vont favoriser un passage en flex office.

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Au-delà des aspects pratiques qui viennent d’être abordés, le sujet qui nécessitera le plus de vigilance et d’investissement est celui de l’humain. Le guide et les outils pour la gestion des aspects humains du projet sont complexes et subtils ! Le passage en flex office doit être expliqué ainsi que les raisons sous-jacentes et les conséquences positives et avantages attendus. La communication est capitale. L’adoption du flex office nécessite une grande flexibilité des collaborateurs. Certains projets justifient un accompagnement fort pour la conduite du changement. Même s’il ne sera peut-être pas possible de lever toutes les objections, toutes les craintes devront être écoutées pour favoriser une adhésion au projet.

En effet, le flex office ne fonctionnera que si les utilisateurs mettent en œuvre la pratique ! 100% des utilisateurs devront l’adopter systématiquement car il n’est pas possible d’appliquer le flex office partiellement… 

Qu’en est-il de la personnalisation du bureau – dernier sujet de réflexion pour un flex office réussi. Quand on a un bureau attitré – selon la politique de l’entreprise – il est possible de s’approprier son poste de travail en l’agrémentant d’effets personnels. Cette perte de territoire peut être douloureuse. A l’inverse, la personnalisation des territoires peut être encouragée. Dans le cadre d’un flex par territoire, chaque service peut être invitée à investir les murs de son territoire pour créer un lieu qui lui ressemble. Nous estimons que le flex office ne doit pas entrainer une neutralisation des espaces comme dans un coworking inter-entreprises. Au contraire, le projet sera réussi si l’aménagement prévoit une personnalisation qui va porter la culture du groupe.

Le flex office est une pratique hyper intéressante pour la vie du bureau, mais passer en flex office peut être un projet très ambitieux. C’est un projet qui doit être pensé sous plusieurs angles et accompagné dans la durée avec beaucoup de communication. Il ne s’agit pas de suivre une tendance ou d’appliquer un modèle. Pour des collaborateurs engagés et heureux dans le projet et pour un bon retour sur investissement de l’entreprise, nous encourageons les partages d’expériences et les visites inspirantes, avec un guide solide à vos côtés.