Qu’est-ce que l’Activity Based Working ?
Le monde du travail évolue. Les équipes collaborent davantage, les organisations adoptent des modes de travail hybrides et le télétravail modifie les rythmes de présence au bureau. Dans le même temps, l’intelligence artificielle automatise progressivement certaines tâches répétitives et laisse davantage de place aux échanges, à la collaboration et aux activités qui nécessitent de se retrouver.
Ces évolutions transforment naturellement les besoins des équipes. Les bureaux ne peuvent plus uniquement proposer un poste de travail individuel pour chaque personne. Ils doivent pouvoir accompagner une journée de travail devenue plus variée, avec des moments de concentration, de collaboration, de réunion ou encore d’échange informel.
C’est dans ce contexte que l’Activity Based Working, ou ABW, prend tout son sens. Cette approche consiste à proposer plusieurs environnements au sein d’un même bureau, afin que chacun·e puisse choisir l’espace le plus adapté à ce qu’il ou elle doit faire à un instant donné.
Mais concrètement, comment fonctionne l’Activity Based Working ? Quels espaces prévoir et surtout, quelles règles mettre en place pour que cette organisation fonctionne réellement au quotidien ?
L’Activity Based Working : une approche centrée sur les usages
Au cours de la journée, une même personne peut avoir besoin de plusieurs types d’espaces.
Un·e collaborateur·rice peut commencer sa matinée sur un poste de travail individuel, rejoindre ensuite une salle pour une réunion, s’installer dans un espace collaboratif pour travailler avec son équipe, puis terminer sa journée dans un endroit plus calme pour se concentrer.
L’ABW permet de ne pas imposer un seul environnement à toutes ces activités. Au contraire, l’aménagement propose différents espaces et laisse les utilisateur·rice·s choisir celui qui correspond le mieux à leurs besoins.
Cette approche implique généralement de sortir du modèle du bureau attribué. Les postes de travail deviennent partagés et les collaborateur·rice·s peuvent changer d’espace en fonction de leur activité.
Cependant, l’Activity Based Working ne consiste pas simplement à supprimer les bureaux attitrés. Le véritable enjeu est de créer des espaces suffisamment variés au sein des bureaux pour que chacun·e puisse réellement trouver le bon environnement au bon moment.
Flex-office et Activity Based Working : quelle différence ?
Les notions de flex-office et d’Activity Based Working sont souvent utilisées ensemble. Elles ne désignent pourtant pas exactement la même chose.
En effet, le flex-office concerne principalement la manière dont les postes de travail sont utilisés. Un poste n’est plus nécessairement attribué à une personne et peut être partagé entre plusieurs collaborateur·rice·s.
L’Activity Based Working va plus loin car il ne s’intéresse pas uniquement au partage des postes, mais à la diversité des activités réalisées au bureau. Un projet ABW peut ainsi intégrer des postes de travail partagés, mais aussi des salles de réunion, des espaces de concentration, des phone booths, des zones collaboratives ou encore des espaces informels.
Partir des activités réelles des équipes
Avant de dessiner les espaces, il est essentiel de comprendre comment les équipes travaillent au quotidien.
Combien de temps passent-elles à leur poste ? Combien de réunions ont-elles dans une journée ? Travaillent-elles régulièrement en binôme ? Quels moments nécessitent davantage de confidentialité ?
Ces questions permettent d’identifier les différentes activités qui doivent pouvoir trouver leur place dans les bureaux.
Cette analyse constitue la base du plan de zonage. Elle permet de déterminer quels espaces créer, en quelle quantité et avec quel niveau de confort.
Il ne s’agit donc pas de multiplier les typologies de mobilier ou de créer un espace pour chaque situation imaginable. L’objectif est plutôt de proposer une combinaison cohérente d’espaces qui répond aux usages réels.
Créer des espaces suffisamment différents pour s’adapter à chaque activité
Des postes de travail pour le travail individuel
Les postes partagés restent essentiels dans un projet ABW. Ils permettent aux collaborateur·rice·s de travailler individuellement tout en conservant la possibilité de changer de place selon leurs besoins.
Chez Gecina, boulevard Haussmann, l’open-space accueille ainsi un nombre important de postes de travail. Des cloisonnettes acoustiques entre les benchs améliorent le confort sonore tout en conservant la luminosité et l’ouverture des espaces.
Des espaces pour collaborer
Le travail à plusieurs ne nécessite pas toujours de réserver une salle de réunion. Les espaces collaboratifs peuvent prendre la forme de grandes tables, de banquettes, de tables hautes ou du mobilier plus modulable. Ils permettent aux équipes de se retrouver facilement pour travailler ensemble, échanger ou organiser un atelier.
Chez Newen, les tables hautes permettent notamment de se retrouver facilement à plusieurs pour discuter, travailler ensemble ou échanger rapidement.
Des salles de réunion adaptées aux différents formats
Une réunion à deux, un atelier à six personnes ou une présentation pour une dizaine de collaborateur·rice·s ne demandent ni la même surface ni le même mobilier.
Le projet EGYM Wellpass illustre cette approche avec un nombre important de salles de réunion de différentes tailles. Cette diversité permet de choisir un espace adapté au nombre de participant·e·s et au format de la réunion.
Cette organisation permet également d’éviter que les réunions se déportent dans l’open-space faute d’espace disponible.
Des espaces pour se concentrer
L’ABW doit aussi proposer des lieux dans lesquels s’isoler lorsque l’activité demande davantage de calme. Nous pouvons créer des petits salons, concevoir des alcôves, placer des fauteuils enveloppants ou aménager des espaces semi-fermés.
Chez Centaure Avocats, des petits salons séparés par des rideaux permettent ainsi de s’isoler ponctuellement pour travailler dans un environnement plus calme.
Des espaces dédiés aux appels et aux visioconférences
Les appels et les visioconférences représentent un autre usage important du bureau. Les phone booths permettent de s’isoler pour un appel rapide. Pour une visioconférence plus longue, des espaces plus confortables et mieux équipés peuvent prendre le relais.
Chez Swile, des cabines de call réalisées sur-mesure par nos artisans dans les ateliers de Yemanja ont ainsi été intégrées directement dans les open-spaces. Nous avons aussi intégré des alcôves dédiées aux visioconférences sur le projet EGYM Wellpass. Elles permettent notamment de participer à des réunions à distance sans perturber les autres collaborateur·rice·s.
Des espaces informels et de convivialité
Enfin, tous les usages du bureau ne sont pas liés à une tâche précise. Les échanges spontanés, les pauses ou les moments de convivialité ont également besoin de trouver leur place.
L’ABW peut donc intégrer des espaces plus informels, avec des banquettes, des assises confortables ou des tables hautes. Chez C12, l’espace équipe constitue un point central du projet : il est adapté aux échanges et aux moments de pause. Nous retrouvons également chez Challancin des banquettes faites sur-mesure dans les circulations et les espaces équipes. Elles permettent de s’installer rapidement pour échanger, de s’isoler ponctuellement de l’open-space ou simplement de faire une pause sans avoir besoin de se rendre dans un espace équipe plus éloigné.
De manière générale, l’acoustique joue un rôle essentiel dans un projet ABW. Les différents espaces doivent offrir des niveaux de confort sonore adaptés à leur fonction. Davantage de calme pour les zones de concentration, une bonne isolation pour les appels, et un traitement acoustique permettent de limiter la propagation du bruit dans les espaces collaboratifs.
L’objectif est de permettre à chacun·e de changer d’environnement sans que les activités des uns ne perturbent celles des autres.
L’aménagement ne suffit pas : il faut accompagner les équipes
Comme pour le flex-office, l’Activity Based Working fait évoluer les habitudes de travail.
Les collaborateur·rice·s doivent comprendre pourquoi les bureaux évoluent et comment utiliser les différents espaces. Une phone booth n’est pas destinée à accueillir une réunion à quatre personnes. Une salle de réunion n’a pas vocation à remplacer un poste de travail individuel pendant toute une journée.
L’accompagnement des collaborateur·rice·s permet donc de faciliter l’appropriation des nouveaux bureaux. Des ateliers utilisateurs, des phases de test ou encore des supports expliquant les différents usages peuvent aider les équipes à prendre en main les nouveaux bureaux.
L’aménagement peut également envoyer des signaux. Une lumière plus douce, des matériaux feutrés, un mobilier enveloppant ou un espace plus cloisonné peuvent naturellement inviter au calme. À l’inverse, une grande table ouverte et un mobilier modulable peuvent encourager les échanges.
L’objectif est de créer des espaces suffisamment intuitifs pour que les collaborateur·rice·s sachent naturellement où s’installer.
Donner un cadre commun aux équipes
L’appropriation passe aussi par des règles de vie claires. Elles permettent de donner un cadre commun et d’éviter que chacun·e interprète les espaces à sa manière.
Une clean desk policy peut, par exemple, préciser que les postes partagés doivent être libérés et rangés en fin de journée. Il est également possible de définir une durée maximale d’occupation d’un espace lorsqu’il n’est plus utilisé, notamment pour éviter qu’une salle reste réservée alors que son occupant·rice est absent·e.
Le fonctionnement des salles de réunion peut lui aussi être précisé. Il peut être utile de définir des règles et des créneaux de réservation. Les grandes salles peuvent par exemple être réservées aux réunions réunissant un nombre suffisant de participant·e·s, tandis que les petits espaces restent accessibles pour les échanges en comité restreint.
Ces règles doivent rester simples et cohérentes avec les besoins réels des équipes. Elles peuvent être définies avec les collaborateur·rice·s et évoluer dans le temps en fonction des retours et de la manière dont les espaces sont réellement utilisés.
Une signalétique claire peut également faciliter la compréhension des différents environnements. Elle permet d’identifier rapidement où s’installer pour travailler au calme, échanger à plusieurs, passer un appel ou faire une pause, sans multiplier les consignes.
La boîte à outils d’un projet Activity Based Working réussi
- Analyser les activités et besoins réels des équipes.
- Concevoir un zonage équilibré entre concentration, collaboration, réunion et convivialité.
- Adapter le mobilier et l’acoustique à chaque environnement.
- Définir des règles simples : clean desk, réservation des salles, durée d’occupation…
- Mettre en place une signalétique claire pour faciliter l’utilisation des espaces.
- Accompagner les équipes dans l’appropriation des nouveaux bureaux.
- Faire évoluer les règles en fonction des retours et des besoins.
